手紙も大切なビジネスツールです!好印象な手紙の書き方について

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メールでのやりとりが多くなった現在ですが、手紙も重要なビジネスツールです。ここでは、手紙の基本的なビジネスマナーである宛名書き方について説明しています。

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ビジネスマナー・手紙

手紙も大切なビジネスツールです!好印象な手紙の書き方について

手紙を出すという行為は、連絡事項だけではなく、書いた人の気持ちはもちろん、会社の印象として相手に伝わるものです。だからこそ、宛名の書き方まで考慮したビジネスマナーが必要になってきます。宛名は、手紙自体よりも先に目につく部分ですので、宛名の書き方は決しておろそかにはできません。


宛名を封筒に記載する際、住所氏名は縦書きにするのが、ビジネスマナーです。数字は漢数字の方がよいでしょう。手紙の書き方にもいろいろなビジネスマナーがあります。手紙の作成日、差出人である自分の連絡先も、相手がすぐに連絡を取りやすいように、社名と部署名、電話番号や住所も記載しておきましょう。


すぐに連絡してもらえるような配慮が、ビジネスマナーとしては欠かせない要素です。当たり前のことですが、相手方の社名、部署、役職名、そして氏名は絶対に間違わないようにしましょう。自分の言いたいことを伝えようとするあまり、わかり難い文章になってしまうのも避けたいところです。


御社と弊社、貴社長と当社社長といった言葉の使い分けも非常に重要です。何でも「お」または「ご」をつければよいというものでもありませんので、できれば手紙を作成した後で読み返したり、別の人に見てもらったりすることをお勧めします。


ビジネスマナーで最も重要な考え方は「相手の立場になって考える」ということです。相手に失礼がないような行動を続けていれば、ビジネスマナー違反を犯すことも少なくなるでしょう。


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